合同协议书档案管理规定

　合同协议书档案管理规定 定

　 文件编号 TT-00-PPS-GGB-USP-UYY-0089

　2 合同档案管理办法

　为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

　本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。

　一、 合同档案管理原则

　1. 合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　2. 财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有协议、合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

　二、合同文档的管理办法

　1. 合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。

　3 2. 销售及工程合同编号规则：公司名称首字母+销售合同首字首字母（X）+合同签署年月+“-”+销售合同合同编号。示例：RX201703-001

　3. 采购合同编号规则：公司名称首字母+采购合同首字首字母（C）+合同签署年月+“-”+采购合同合同编号。示例：RC201703-001

　4. 财务部要以原始记录为依据，编制合同情况执行表，同时建立电子档的合同情况执行表，加强对合同档案的统计工作，以有效开展合同文档的查询、利用工作。

　5. 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。

　6. 销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制。

　7. 已签署的合同应明确支付方式及付款时间，根据财务部的收款情况，销售部、工程技术部与客户联系进行收款。

　8. 财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究

　4 相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。

　9. 各部门员工可在行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

　10. 合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

　11. 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

　12. 合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

　三、合同文档的移交

　1. 各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。

　2. 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

　5 3. 合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

　4. 合同档案移交清单

　移交日期

　移交人

　合同编号

　合同资料

　附件资料

　页数

　接收人

　备注

　5. 合同管理台帐表（见附件）。

　6. 本制度自 2017 年 03 月 08 日起开始执行。

　北京瑞诺威能源科技有限公司

　6 附件 1

　XXX 公司合同管理台帐

　序号

　登记日期

　合同编号

　合同签订日期

　合同类型

　标的 /项目

　对方单位

　对方签约人

　对方签约人联系方式

　合同约定生效日期

　合同约定终止日期

　合同总价款

　合同已支付金额

　合同余款

　合同份数

　我方签约人

　我方签约人联系方式

　合同履行情况

　备注

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