机关档案管理办法

　机关档案管理办法

　 1.为使机关档案管理工作逐步达到规范化、标准化、现代化的要求，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的规定，特制定本办法。

　2.机关档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即单位文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。机关各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。

　3.设立专门的档案室。档案要放在符合防潮、防虫，安全设施中，做到存放有序、查找方便、安全保管。不得封包保存、随意堆放，严防损毁、散失、泄密。

　4.归档 归档的文书包括：

　（1）机关与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等; （2）机关会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全单位的规章制度）; （3）机关制定的计划、统计、预决算、工作总结; （4）机关主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要; （5）国际交流和有关单位来往文件、协议、报告和会谈纪要等

　文件材料; （6）机关各部门的发文; （7）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料; （8）外单位直接发送给机关各部门的抄送信件。

　5.归档要求 （1）归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

　（2）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

　（3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15 年以上）、短期（15 年以下）三种。

　（4）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。（5）全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

　6.档案借阅 本单位人员调阅档案时，必须经办公室负责同志同意，并办理借阅登记手续;外单位人员调阅档案，须持有单位介绍信，经局主管领导批准并进行详细登记，方可借阅。档案原则上不得外借，如有特殊需要，须报上级主管部门批准，但不能拆散原卷册，并限期归还。归还档案时，需经管理人员当面清点后，注销借阅手续。

　7. 档案清查与销毁 （1）定期进行档案清查工作，及时收回外借的档案或资料。发现文件丢失或少卷及时报告领导查清情况，以防后患。

　（2）凡销毁档案要编造清册，经主管领导审核批准，统一按指定位置销毁，严禁向废品收购部门或个人出售应销毁的档案。